ขั้นตอนการเบิกจ่ายงบประมาณ

คณะ / หน่วยงานจะต้องทำเอกสารใบขอเบิกงบประมาณ (Budget Requisition) ซึ่งขอเรียกว่า ใบ B/R พร้อมกับหลักฐานใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือหลักฐานอื่นที่บ่งบอกถึงการใช้จ่าย โดยมีผู้บังคับบัญชาที่สูงที่สุดในคณะ / ฝ่าย เป็นผู้ลงนามอนุมัติส่งมายังสำนักงานงบประมาณ

เจ้าหน้าที่ของสำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบวงเงินที่ได้รับการอนุมัติ พร้อมกับตรวจสอบหลักฐานต่างๆ ที่แนบมา ว่าตรงกับหมวดค่าใช้จ่ายหรือไม่ และตรวจสอบจำนวนเงินที่ขอเบิก ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 กรณี

กรณีที่ 1 เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณใบ (B/R) ที่คณะ / หน่วยงานส่งมาเพื่อขออนุมัติงบประมาณ หากตรวจสอบแล้วมีงบประมาณและงบที่ขอเบิกไม่เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติ และไม่ขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณที่รับผิดชอบจะทำการบันทึกข้อมูลและจำนวนเงินลงในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อตัดจ่ายในแต่ละครั้ง แล้วจึงจะส่งเอกสารดังกล่าวให้กับหัวหน้าแผนกงบประมาณเพื่อทำการตรวจทานอีกครั้ง และเมื่อผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณลงนามอนุมัติ เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเกี่ยวกับงานสารบรรณก็จะจัดส่งเอกสารไปตามหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คณะ / หน่วย ทำการเบิกจ่ายได้ตามวัตถุประสงค์

กรณีที่ 2 หากเจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณ ใบ (B/R) ที่คณะ / หน่วยงาน ส่งมาเพื่อขอเบิกงบประมาณขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เช่น รายจ่ายที่ขอเบิกเกินวงเงิน หรือดำเนินการจัดซื้อสินค้าโดยไม่ผ่านขั้นตอนการจัดซื้อของทางมหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการติดต่อประสานงานไปยังหน่วยงาน หรือคณะที่ทำการขอเบิก โดยขอให้ทำหนังสือชี้แจงเหตุผลที่เกินวงเงิน และเหตุผลการขัดต่อระเบียบการเบิกจ่ายงบประมาณ หลังจากนั้นจึงจะส่งเอกสารหลักฐานพร้อมหนังสือชี้แจ้งให้กับ ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล และนำเสนอต่อผู้ช่วยอธิการบดี ต่อไปเพื่อให้พิจารณา

เมื่อผู้ช่วยอธิการบดี ฝ่ายแผนการเงิน ได้รับเอกสารใบ B/R ที่ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณส่งให้หากพิจารณาแล้วเห็นสมควรอนุมัติเอกสารก็จะถูกส่งคืนสำนักงานงบประมาณอีกครั้ง เพื่อทำการตัดจ่ายงบประมาณ แต่หากกรณีใดที่เห็นว่ากรณีดังกล่าวไม่สมควรได้รับการอนุมัติ หรือเป็นจำนวนเงินที่เกินอำนาจหน้าที่ เอกสารชุดดังกล่าวจะถูกส่ง ไปยังสำนักอธิการบดี เพื่อขอให้ท่านอธิการบดีเป็นผู้พิจารณาความจำเป็นและความเหมาะสม และเมื่ออธิการบดีลงความเห็นอนุมัติ หรือไม่อนุมัติ เอกสารก็จะ กลับมาที่สำนักงานงบประมาณอีกครั้งเพื่อตัดงบประมาณ ( กรณีที่อนุมัติ ) และส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณต่อไป หรือหากท่านอธิการบดีไม่อนุมัติสำนักงานงบประมาณก็จะจัดส่งเอกสารคืนให้กับคณะ หน่วยงานต้นสังกัดเพื่อรับทราบ โดยไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายแต่อย่างใด