ขั้นตอนการเบิกจ่ายงบประมาณ

คณะ/หน่วยงานจะต้องทำเอกสารใบขอเบิกงบประมาณ (Budget Requisition) ซึ่งขอเรียกว่า ใบ B/R พร้อมกับหลักฐานใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือหลักฐานอื่นที่บ่งบอกถึงการใช้จ่าย โดยมีผู้บังคับบัญชาที่สูงที่สุดในคณะ/ฝ่าย เป็นผู้ลงนามอนุมัติส่งมายังสำนักงานงบประมาณ
เจ้าหน้าที่ของสำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบวงเงินที่ได้รับการอนุมัติ พร้อมกับตรวจสอบหลักฐานต่างๆ ที่แนบมา ว่าตรงกับหมวดค่าใช้จ่ายหรือไม่ และตรวจสอบจำนวนเงินที่ขอเบิก ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 กรณี
กรณีที่ 1 เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณใบ (B/R) ที่คณะ/หน่วยงานส่งมา เพื่อขออนุมัติงบประมาณ หากตรวจสอบแล้วมีงบประมาณและงบที่ขอเบิกไม่เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติ และไม่ขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณที่รับผิดชอบจะทำการบันทึกข้อมูลและจำนวนเงินลงในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อตัดจ่ายในแต่ละครั้ง แล้วจึงจะส่งเอกสารดังกล่าวให้กับหัวหน้าแผนกงบประมาณเพื่อทำการตรวจทานอีกครั้ง และเมื่อผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณลงนามอนุมัติ เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเกี่ยวกับงานสารบรรณก็จะจัดส่งเอกสารไปตามหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คณะ/หน่วย ทำการเบิกจ่ายได้ตามวัตถุประสงค์

กรณีที่ 2 หากเจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณ ใบ (B/R) ที่คณะ/หน่วยงาน ส่งมาเพื่อขอเบิกงบประมาณขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เช่น รายจ่ายที่ขอเบิกเกินวงเงิน หรือดำเนินการจัดซื้อสินค้าโดยไม่ผ่านขั้นตอนการจัดซื้อของทางมหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการติดต่อประสานงานไปยังหน่วยงาน หรือคณะที่ทำการขอเบิก โดยขอให้ทำหนังสือชี้แจงเหตุผลที่เกินวงเงิน และเหตุผลการขัดต่อระเบียบการเบิกจ่ายงบประมาณ หลังจากนั้นจึงจะส่งเอกสารหลักฐานพร้อมหนังสือชี้แจ้งให้กับ ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล และนำเสนอต่อรองอธิการบดี ต่อไปเพื่อให้พิจารณา
เมื่อรองอธิการบดี ฝ่ายแผนพัฒนาและแผนการเงิน ได้รับเอกสารใบ B/R ที่ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณส่งให้หากพิจารณาแล้วเห็นสมควรอนุมัติเอกสารก็จะถูกส่งคืนสำนักงานงบประมาณอีกครั้ง เพื่อทำการตัดจ่ายงบประมาณ แต่หากกรณีใดที่เห็นว่ากรณีดังกล่าวไม่สมควรได้รับการอนุมัติ หรือเป็นจำนวนเงินที่เกินอำนาจหน้าที่ เอกสารชุดดังกล่าวจะถูกส่งไปยังสำนักอธิการบดี เพื่อขอให้ท่านอธิการบดีเป็นผู้พิจารณาความจำเป็นและความเหมาะสม และเมื่ออธิการบดีลงความเห็นอนุมัติ หรือไม่อนุมัติ เอกสารก็จะกลับมาที่สำนักงานงบประมาณอีกครั้งเพื่อตัดงบประมาณ (กรณีที่อนุมัติ) และส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณต่อไป หรือหากท่านอธิการบดีไม่อนุมัติสำนักงานงบประมาณก็จะจัดส่งเอกสารคืนให้กับคณะ หน่วยงานต้นสังกัดเพื่อรับทราบ โดยไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายแต่อย่างใด

3.4 การควบคุมงบประมาณ (Budget Control)
สำนักงานงบประมาณ เป็นหน่วยงานที่จะต้องทำการควบคุมกำกับดูแลและตรวจสอบการเบิกใช้งบประมาณ ไม่ให้เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติและไม่ขัดต่อระเบียบการเบิกจ่ายงบประมาณเป็นไปตามนโยบายมหาวิทยาลัย นอกจากนี้ทุกๆ สิ้นสัปดาห์สำนักงานงบประมาณจะจัดทำรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณของแต่ละคณะ/หน่วยงาน ส่งให้กับรองอธิการบดีฝ่ายแผนพัฒนาและแผนการเงิน ผ่านผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณ เพื่อรับทราบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละสัปดาห์และนำข้อสรุปของรายงานมาทำการประเมินผลและวิเคราะห์รายละเอียดเพื่อจัดทำแผนงานดำเนินการต่อไปเรื่อยๆสำหรับปีงบประมาณถัดไป นอกจากนี้สำนักงานงบประมาณยังได้ดำเนินการแจ้งเบิกงบประมาณผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ทุกๆ วัน