ขั้นตอนการเบิกจ่ายงบประมาณ

ระบบและกลไก

สำนักงานงบประมาณได้สรุปภาระงานและลำดับงานของการจัดสรรงบประมาณให้กับคณะ/หน่วยงานต่างๆ เพื่อใช้ในกิจกรรมรอบเวลาหนึ่งปีการศึกษา อันประกอบด้วยลำดับงานทั้งสามขั้น นิยมเรียกว่า วงจรงบประมาณ (Budget cycle) ดังนี้

การดำเนินงาน

3.1 การจัดทำหรือจัดเตรียมงบประมาณ (Budget preparation)
การจัดทำหรือจัดเตรียมงบประมาณ เป็นส่วนแรกของกระบวนการงบประมาณที่เกี่ยวพันกับฝ่ายบริหาร สำหรับการจัดเตรียมงบประมาณรายจ่ายประจำปีนั้น สำนักงานงบประมาณจะทำหนังสือเวียนแจ้งไปยังคณะ/หน่วยงานทั้งมหาวิทยาลัย เพื่อให้คณบดี หรือหัวหน้าหน่วยงาน จัดทำประมาณการรายรับและรายจ่ายที่ต้องการสำหรับปีงบประมาณ 2557 เสนอเข้ามายังสำนักงานงบประมาณ โดยผ่านระบบอินทราเน็ตของมหาวิทยาลัย
ในการประมาณรายจ่ายของคณะ/หน่วยงานที่มีสาขา/ภาค หรือแผนกย่อยๆ ผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอาจเป็นผู้พิจารณาตัดงบประมาณที่เสนอตั้ง ก่อนส่งให้สำนักงานงบประมาณก็ได้ ซึ่งสำนักงานงบประมาณมีการกำหนดแนวทางบางประการเพื่อใช้กำกับการขอตั้ง ตลอดจนแบบฟอร์มที่กำหนดในการเสนอของบประมาณรายจ่ายประเภทต่างๆ ซึ่งจะต้องระบุให้ถูกต้องตามระเบียบของสำนักงานงบประมาณที่กำหนดขึ้น
สำนักงานงบประมาณ ได้ตรวจสอบการขอตั้งงบประมาณรายจ่ายจากคณะ หน่วยงานต่างๆ จากระบบอินเตอร์เน็ตของมหาวิทยาลัย ก็จะทำการวิเคราะห์งบประมาณรายจ่ายดังกล่าว ในลักษณะกว้างๆ โดยทำการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในปีที่ผ่านๆ มา ในการพิจารณา รายจ่ายประจำที่คณะ/หน่วยงานขอตั้ง จะได้รับความสำคัญเป็นอันดับแรก ส่วนค่าใช้จ่ายโครงการจะได้รับการพิจารณาเป็นอันดับรอง เครื่องมือที่สำนักงานงบประมาณจะพิจารณาในการเสนองบรายจ่ายของคณะ/หน่วยงานที่จะนำเสนอสภามหาวิทยาลัย ก็คือ เรื่องของรายรับที่วิทยาลัย/คณะ/หน่วยงาน ประมาณการเข้ามาเพื่อประกอบการตัดสินใจ เปรียบเทียบกับรายรับที่เกิดขึ้นจริงในปีที่ผ่านมา
เมื่องบประมาณรายจ่ายประจำปีที่คณะ/หน่วยงานขอตั้งส่งมาที่สำนักงานฯ สำนักงานงบประมาณจะทำการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของทุกคณะ/หน่วยงาน หลังจากนั้นสำนักงานงบประมาณจะทำหนังสือเวียนแจ้งวันเวลาที่คณะ/หน่วยงานต้องเตรียมข้อมูลรายจ่ายต่างๆ และโครงการ เข้ามาชี้แจงรายละเอียดต่างๆ ถึงความจำเป็นมากน้อยเพียงใด โดยมีคณะอนุกรรมการพิจารณางบประมาณเป็น ผู้กลั่นกรองเบื้องต้น
3.2 การอนุมัติงบประมาณ (Budget appropriation)

เมื่องบประมาณที่คณะ/หน่วยงานขอตั้ง ได้ผ่านขั้นตอนการอนุมัติเบื้องต้น สำนักงานงบประมาณจะทำการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเสนอกับอธิการบดี เพื่อพิจารณาอนุมัติ กรณีที่ท่านอธิการบดีไม่เห็นด้วยกับงบประมาณที่เสนอ สำนักงานงบประมาณจะต้องทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลตามที่อธิการบดีสั่งการ หลังจากนั้นจึงจะนำเสนออธิการบดีอีกครั้งเพื่อขอความเห็นชอบ และเสนอต่ออนุกรรมการสภามหาวิทยาลัยต่อไป
เมื่ออนุกรรมการสภามหาวิทยาลัยได้พิจารณาและเห็นชอบในการจัดสรรงบประมาณดังกล่าว สำนักงานงบประมาณจะต้องจัดทำเอกสารเป็นรูปเล่มโดยเนื้อหาจะประกอบไปด้วยภาพรวมของการประมาณรายรับ และรายจ่าย โดยรายจ่ายจะต้องแยกเป็นแต่ละหมวดตามที่ทบวงกำหนด นอกจากนี้ก็จะมีการแยกรายรับ-รายจ่ายออกเป็นคณะ หน่วยงาน เพื่อเสนอขออนุมัติต่อกรรมการสภามหาวิทยาลัยรังสิต
เมื่อกรรมการสภามหาวิทยาลัยรังสิต ได้มีการประชุมและลงมติอนุมัติ งบประมาณประจำปีการศึกษาที่แต่ละคณะ/หน่วยงานขอตั้ง สำนักงานงบประมาณจะทำการ LOAD ข้อมูลต่างๆ ที่ได้รับการอนุมัติจากกรรมการสภามหาวิทยาลัยลงในคอมพิวเตอร์ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต พร้อมกับแจ้งหน่วยงานให้ทราบถึงงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร ซึ่งคณะ/หน่วยงานจะได้ดำเนินการเบิกใช้งบประมาณต่อไป

3.3 การบริหารงบประมาณ (Budget execution)

การบริหารงบประมาณ เป็นงานที่มีรายละเอียดปลีกย่อยมากที่สุด และใช้ช่วงเวลาที่ยาวนานที่สุด ซึ่งเป็นงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระเบียบทางงบประมาณและการเงินการบัญชีมากที่สุด
ฉะนั้นการบริหารงบประมาณประกอบด้วยการใช้งบประมาณรายจ่ายที่ได้รับอนุมัติ เพื่อประกอบภารกิจที่ได้รับมอบหมายให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์ และการตรวจสอบการใช้งบประมาณ เมื่อกรรมการสภามหาวิทยาลัยอนุมัติงบประมาณรายจ่ายที่ขอตั้งแล้ว คณะ/หน่วยงานจะต้องดำเนินการตามกฎระเบียบของงบประมาณว่าด้วยการเบิกจ่าย ตามงบที่ได้รับการจัดสรรประจำปีนั้นๆ

• ขั้นตอนการเบิกจ่ายงบประมาณ
คณะ/หน่วยงานจะต้องทำเอกสารใบขอเบิกงบประมาณ (Budget Requisition) ซึ่งขอเรียกว่า ใบ B/R พร้อมกับหลักฐานใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือหลักฐานอื่นที่บ่งบอกถึงการใช้จ่าย โดยมีผู้บังคับบัญชาที่สูงที่สุดในคณะ/ฝ่าย เป็นผู้ลงนามอนุมัติส่งมายังสำนักงานงบประมาณ
เจ้าหน้าที่ของสำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบวงเงินที่ได้รับการอนุมัติ พร้อมกับตรวจสอบหลักฐานต่างๆ ที่แนบมา ว่าตรงกับหมวดค่าใช้จ่ายหรือไม่ และตรวจสอบจำนวนเงินที่ขอเบิก ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 กรณี
กรณีที่ 1 เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณใบ (B/R) ที่คณะ/หน่วยงานส่งมา เพื่อขออนุมัติงบประมาณ หากตรวจสอบแล้วมีงบประมาณและงบที่ขอเบิกไม่เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติ และไม่ขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณที่รับผิดชอบจะทำการบันทึกข้อมูลและจำนวนเงินลงในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อตัดจ่ายในแต่ละครั้ง แล้วจึงจะส่งเอกสารดังกล่าวให้กับหัวหน้าแผนกงบประมาณเพื่อทำการตรวจทานอีกครั้ง และเมื่อผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณลงนามอนุมัติ เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเกี่ยวกับงานสารบรรณก็จะจัดส่งเอกสารไปตามหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คณะ/หน่วย ทำการเบิกจ่ายได้ตามวัตถุประสงค์

กรณีที่ 2 หากเจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณทำการตรวจสอบใบขออนุมัติงบประมาณ ใบ (B/R) ที่คณะ/หน่วยงาน ส่งมาเพื่อขอเบิกงบประมาณขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย เช่น รายจ่ายที่ขอเบิกเกินวงเงิน หรือดำเนินการจัดซื้อสินค้าโดยไม่ผ่านขั้นตอนการจัดซื้อของทางมหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่สำนักงานงบประมาณจะทำการติดต่อประสานงานไปยังหน่วยงาน หรือคณะที่ทำการขอเบิก โดยขอให้ทำหนังสือชี้แจงเหตุผลที่เกินวงเงิน และเหตุผลการขัดต่อระเบียบการเบิกจ่ายงบประมาณ หลังจากนั้นจึงจะส่งเอกสารหลักฐานพร้อมหนังสือชี้แจ้งให้กับ ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล และนำเสนอต่อรองอธิการบดี ต่อไปเพื่อให้พิจารณา
เมื่อรองอธิการบดี ฝ่ายแผนพัฒนาและแผนการเงิน ได้รับเอกสารใบ B/R ที่ผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณส่งให้หากพิจารณาแล้วเห็นสมควรอนุมัติเอกสารก็จะถูกส่งคืนสำนักงานงบประมาณอีกครั้ง เพื่อทำการตัดจ่ายงบประมาณ แต่หากกรณีใดที่เห็นว่ากรณีดังกล่าวไม่สมควรได้รับการอนุมัติ หรือเป็นจำนวนเงินที่เกินอำนาจหน้าที่ เอกสารชุดดังกล่าวจะถูกส่งไปยังสำนักอธิการบดี เพื่อขอให้ท่านอธิการบดีเป็นผู้พิจารณาความจำเป็นและความเหมาะสม และเมื่ออธิการบดีลงความเห็นอนุมัติ หรือไม่อนุมัติ เอกสารก็จะกลับมาที่สำนักงานงบประมาณอีกครั้งเพื่อตัดงบประมาณ (กรณีที่อนุมัติ) และส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณต่อไป หรือหากท่านอธิการบดีไม่อนุมัติ สำนักงานงบประมาณก็จะจัดส่งเอกสารคืนให้กับคณะ หน่วยงานต้นสังกัดเพื่อรับทราบ โดยไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายแต่อย่างใด

3.4 การควบคุมงบประมาณ (Budget Control)

สำนักงานงบประมาณ เป็นหน่วยงานที่จะต้องทำการควบคุมกำกับดูแลและตรวจสอบการเบิกใช้งบประมาณ ไม่ให้เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติและไม่ขัดต่อระเบียบการเบิกจ่าย งบประมาณเป็นไปตามนโยบายมหาวิทยาลัย นอกจากนี้ทุกๆ สิ้นสัปดาห์สำนักงานงบประมาณจะจัดทำรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณของแต่ละคณะ/หน่วยงาน ส่งให้กับรองอธิการบดีฝ่ายแผนพัฒนาและแผนการเงิน ผ่านผู้อำนวยการสำนักงานงบประมาณ เพื่อรับทราบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละสัปดาห์ และนำข้อสรุปของรายงาน มาทำการประเมินผลและวิเคราะห์รายละเอียดเพื่อจัดทำแผนงานดำเนินการต่อไปเรื่อยๆสำหรับปีงบประมาณถัดไป นอกจากนี้สำนักงานงบประมาณยังได้ดำเนินการแจ้งเบิกงบประมาณผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ทุกๆ วัน